कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया: Class 11 पाठ 14, औपचारिक पत्र और दफ़्तरी प्रारूप

What कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया is about

Weightage: खंड ख (अभिव्यक्ति और माध्यम, 80 में से 22 अंक): प्रश्न 4 औपचारिक पत्र (विकल्प सहित), 5 अंक; पाठ 14 पर लगभग 40 और 60 शब्दों के प्रश्न भी (प्रश्न 5) पूछे जा सकते हैं।Source: CBSE हिंदी (आधार) 302 पाठ्यक्रम 2026-27, कक्षा 11 परीक्षा हेतु पाठ्यक्रम विनिर्देशन

Key quotations

Short lines worth knowing by heart: who says them, when, and why they matter.

• सरकारी कामकाज की गाड़ी फ़ाइलों के पहियों पर ही दौड़ती है।

  NCERT पाठ: पाठ के आरंभ में फ़ाइल का परिचय।

  सरकारी काम में हर निर्णय लिखित रिकॉर्ड (फ़ाइल) से होकर ही आगे बढ़ता है।

• टिप्पणी सदैव अन्य पुरुष में लिखी जाती है।

  NCERT पाठ: टिप्पण लिखने के नियम।

  टिप्पणी व्यक्तिगत नहीं, वस्तुनिष्ठ और तटस्थ होती है।

• अधिकारी को अधीनस्थ की टिप्पणी को काटने, बदलने या हटाने का अधिकार नहीं है।

  NCERT पाठ: आनुषंगिक टिप्पण के नियम।

  फ़ाइल पर हर स्तर की राय सुरक्षित रहती है; अधिकारी केवल सहमति, आंशिक सहमति या असहमति लिख सकता है।

Key concepts

फ़ाइल और औपचारिक पत्र

सरकारी दफ़्तर में हर विषय की एक फ़ाइल होती है। बाहर से आए पत्र या प्रस्ताव दाहिनी ओर (पत्र-व्यवहार) और उन पर लिखी टिप्पणियाँ बाईं ओर (टिप्पण) लगाई जाती हैं।

औपचारिक पत्र एक कार्यालय, विभाग या मंत्रालय से दूसरे को लिखा जाता है। पाठ के अनुसार उसके अंग:
1. शीर्ष पर कार्यालय का नाम-पता
2. बाईं ओर फ़ाइल संख्या (कौन-सा विभाग, किस विषय पर, कब)
3. प्रेषक का स्थान और तारीख
4. पाने वाले का पद, नाम, पता ('सेवा में' का प्रयोग घट रहा है)
5. विषय: पत्र का प्रयोजन संक्षेप में
6. संबोधन: 'महोदय'
7. विषय-वस्तु: सरल, सहज भाषा; ज़रूरत हो तो प्रशासनिक शब्दावली
8. अधोलेख 'भवदीय', फिर हस्ताक्षर, कोष्ठक में नाम, उसके नीचे पदनाम

Worked example

पाठ के औपचारिक पत्र का विषय और माँग क्या थी?

Try it first, then show the solutionSolution

1. पत्र: मुंबई क्षेत्रीय कार्यालय के निदेशक राकेश कुमार, 15 मार्च 2005।
2. माँग: मोबाइल फ़ोन की मासिक सीमा दो हज़ार से छह हज़ार रुपये।

Answer: विषय था 'मोबाइल फ़ोन पर होने वाले व्यय के लिए निर्धारित सीमा'। निदेशक ने लिखा कि मुंबई में फ़िल्म-टेलीविज़न निर्माता, कलाकार और प्रायोजक होने से संपर्क बहुत अधिक है, इसलिए सीमा दो हज़ार से बढ़ाकर छह हज़ार रुपये मासिक की जाए।

परीक्षा के लिए औपचारिक पत्र का प्रारूप

प्रश्न 4 में प्रायः किसी अधिकारी, संपादक या प्रधानाचार्य को समस्या, शिकायत या अनुरोध का पत्र लिखना होता है। विद्यालयों में प्रचलित प्रारूप (पाठ के सरकारी प्रारूप का सरल रूप):

परीक्षा भवन
क ख ग नगर
दिनांक: 15 अक्टूबर 2026

सेवा में,
पद (जैसे आयुक्त / संपादक)
विभाग या समाचार-पत्र का नाम
पता

विषय: ...........

महोदय,
पहला अनुच्छेद: परिचय और पत्र का कारण
दूसरा अनुच्छेद: समस्या का ब्योरा, तथ्य, प्रभाव
तीसरा अनुच्छेद: स्पष्ट अनुरोध/सुझाव और आभार

भवदीय / भवदीया
क ख ग

• विषय-पंक्ति छोटी और सटीक हो।
• भाषा शिष्ट, संक्षिप्त, तथ्यपरक; भावुकता या कटुता नहीं।
• अपना असली नाम-पता न लिखें; 'क ख ग' या प्रश्न में दिया नाम लिखें।

टिप्पण: मुख्य और आनुषंगिक

किसी विचाराधीन पत्र या मामले को निपटाने के लिए फ़ाइल पर दी गई राय, मंतव्य, आदेश या निर्देश टिप्पणी है; उसे लिखने की प्रक्रिया टिप्पण (नोटिंग)। उद्देश्य: निर्णय के लिए तथ्य स्पष्ट और तर्कसंगत रखना और मामले को नियमानुसार निपटाना।

• मुख्य (आरंभिक) टिप्पण: प्रायः सहायक स्तर पर; पहले मूल पत्र का सार, फिर प्रस्ताव की व्याख्या, फिर नियमों का हवाला देकर राय। पाठ में सहायक ज्ञान प्रकाश ने लिखा कि सीमा बोर्ड की स्वीकृति से तय हुई है, बिना बोर्ड के बदल नहीं सकती।
• आनुषंगिक टिप्पण: मुख्य टिप्पणी के नीचे अधिकारी का मंतव्य। पूरी सहमति हो तो केवल हस्ताक्षर या 'मैं सहमत हूँ'; कुछ जोड़ना हो, आंशिक सहमति या असहमति हो तो तर्क सहित टिप्पणी। अधिकारी अधीनस्थ की टिप्पणी काट या बदल नहीं सकता।

टिप्पणी के गुण: पूर्ण, स्पष्ट, संक्षिप्त, विषय-संगत, तर्कसंगत, क्रमबद्ध; संतुलित, शिष्ट भाषा; व्यक्तिगत आक्षेप या उपदेश नहीं; सदा अन्य पुरुष में।

फ़ाइल की यात्रा: कौन, क्या

पड़ाव	व्यक्ति	मंतव्य
मुख्य टिप्पण	ज्ञान प्रकाश, सहायक	सीमा बोर्ड से तय; छूट का प्रावधान नहीं
आनुषंगिक	जी. शंकरन, अनुभाग अधिकारी	सहमत; अतिरिक्त खर्च निदेशक के वेतन से कटे
आनुषंगिक	राजकुमार शर्मा, उपनिदेशक (प्रशासन)	कॉल दरें गिरीं, सीमा और घटे; वेतन-कटौती से असहमत, स्पष्टीकरण माँगें
हस्ताक्षर	गुफ़रान अहमद, उपमहानिदेशक	सहमति-स्वरूप हस्ताक्षर
अंतिम	मणिकांत मंडल, महानिदेशक	मुंबई की स्थिति विशेष; सीमा छह हज़ार उचित; बोर्ड की अनुमति ली जाए

सीख: दफ़्तर में निर्णय किसी एक व्यक्ति की राय से नहीं, कई स्तरों के तर्क से बनता है; और ऊपर का अधिकारी नीचे की अनुशंसा पलट भी सकता है।

अनुस्मारक और अर्धसरकारी पत्र

अनुस्मारक (स्मरण पत्र, रिमाइंडर): किसी पत्र का उत्तर समय पर न मिले तो याद दिलाने के लिए। प्रारूप औपचारिक पत्र जैसा, पर छोटा; शुरू में पिछले पत्र का हवाला; एक से अधिक हों तो अनुस्मारक-1, 2, 3। पाठ में राकेश कुमार ने 26 अप्रैल 2005 को भेजा।

अर्धसरकारी पत्र (डी.ओ. लेटर): जब लिखने वाला अधिकारी पाने वाले को व्यक्तिगत रूप से जानता हो, या किसी मसले पर उसका व्यक्तिगत ध्यान या परामर्श चाहिए। इसमें मैत्री भाव और अनौपचारिकता का पुट होता है।

• बाईं ओर शीर्ष पर प्रेषक का नाम और पदनाम; प्रायः लेटर हेड
• संबोधन 'प्रिय श्री...' या 'प्रियवर श्री...' ('महोदय' नहीं)
• अधोलेख 'आपका' ('भवदीय' नहीं)
• अंत में बाईं ओर पाने वाले का नाम, पदनाम, पता

पाठ में गुफ़रान अहमद ने 4 मई 2005 को राकेश कुमार को अंतरिम उत्तर डी.ओ. पत्र के रूप में भेजा।

स्वतः स्पष्ट टिप्पणी, कार्यसूची, कार्यवृत्त

• स्वतः स्पष्ट टिप्पणी: फ़ाइल से अलग, स्वतंत्र रूप से (जैसे बोर्ड को) भेजी जाती है, इसलिए अपने आप में संपूर्ण हो कि केवल उसे पढ़कर पूरा मसला समझ आ जाए। क्रम: पृष्ठभूमि → पहलुओं का विवेचन → स्वीकृति के पक्ष में तर्क → स्वीकृति का अनुरोध; ज़रूरी कागज़ संलग्नक के रूप में।
• कार्यसूची (एजेंडा): बैठक में चर्चा के विषयों की अग्रिम सूची; बैठक के अनुशासित संचालन में सहायक। पाठ में बोर्ड की पचपनवीं बैठक (17 मई 2005) की छह-सूत्री कार्यसूची सचिव विष्णु सहाय ने बनाई।
• कार्यवृत्त (मिनिट्स): कार्यसूची के हर विषय पर हुए विचार-विमर्श और निर्णयों का संक्षिप्त विवरण; उपस्थित सदस्यों के नाम पद के अनुसार; बैठक, तिथि, स्थान और अध्यक्ष (पाठ में श्री नरेंद्र देसाई) का उल्लेख।

प्रेस विज्ञप्ति और परिपत्र

• प्रेस विज्ञप्ति (प्रेस रिलीज़): संस्थान का निर्णय आम जनता तक अखबारों के माध्यम से पहुँचाने के लिए; निर्णय, उसका कारण और लाभ बताए जाते हैं। पाठ में जनसंपर्क अधिकारी देवेन्द्र शर्मा ने लेखकों-कलाकारों के पारिश्रमिक में वृद्धि की विज्ञप्ति जारी की (पिछला संशोधन सन् 2000 में हुआ था)।
• परिपत्र (सर्कुलर): बैठक के महत्त्वपूर्ण निर्णयों को लागू करने के लिए संबंधित कार्यालयों और कर्मचारियों को भेजा जाने वाला निर्देश। जिस मुद्दे पर पहला परिपत्र निकला था, उस पर नया फ़ैसला भी परिपत्र से ही जारी होता है। पाठ में 27 मई 2005 के परिपत्र से मुंबई कार्यालय की सीमा छह हज़ार रुपये प्रतिमाह की गई, बाकी प्रावधान पूर्ववत रहे।

कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया in real life

Each concept, met in an everyday situation. Read the situation, answer the question in your own words, then compare with the model answer. The one-line hook is what to remember.

Topics in this chapter

• औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने

How the school exam asks कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया

The question patterns to expect, and the method that works for each.

Tricks to remember कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया

Short memory aids. Say each one aloud once, then use it on a question the same day.

• फ़ाइल का नियम: 'बाएँ बोलो, दाएँ जोड़ो'

  बाईं ओर टिप्पण (राय बोलना), दाहिनी ओर पत्र-व्यवहार (कागज़ जोड़ना)।

  Use it when: फ़ाइल की संरचना वाले प्रश्न।

• डी.ओ. पत्र: 'प्रिय से आपका'

  संबोधन 'प्रिय श्री...', अधोलेख 'आपका', पाने वाले का पता अंत में बाईं ओर; औपचारिक पत्र: 'महोदय' से 'भवदीय'।

  Use it when: औपचारिक बनाम अर्धसरकारी।

• बैठक का क्रम: 'सू-सू-वृ-प'

  कार्यसूची (पहले) → स्वतः स्पष्ट टिप्पणी (साथ में) → कार्यवृत्त (बाद में) → परिपत्र (निर्णय लागू)।

  Use it when: बैठक से जुड़े प्रारूपों के प्रश्न।

• पत्र के तीन अनुच्छेद: 'क्यों-क्या-कृपया'

  क्यों लिख रहे हैं → क्या समस्या है (तथ्य) → कृपया क्या करें (अनुरोध)।

  Use it when: प्रश्न 4 का औपचारिक पत्र।

कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया: exam-level solved questions

Ordered from exam level to HOTS. Cover the solution, write your own, then compare step by step.

Where the marks are

How a typical answer is marked: the value points the examiner looks for and the marks each earns.

Where students lose marks in कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया

The slips examiners see most often, and what to write instead.

• ✗Mistake: औपचारिक पत्र में विषय-पंक्ति छोड़ देना या बहुत लंबी लिखना

  विषय पत्र का प्रयोजन एक नज़र में बताता है; प्रारूप के अंक इसी पर कटते हैं।

  ✓Do this: 8-12 शब्दों की सटीक विषय-पंक्ति: 'विषय: ...के संबंध में'।

  Usually costs: 1 अंक

• ✗Mistake: औपचारिक पत्र में 'प्रिय' संबोधन या 'आपका' अधोलेख

  ये अर्धसरकारी पत्र के लक्षण हैं; औपचारिक पत्र में 'महोदय' और 'भवदीय/भवदीया' चाहिए।

  ✓Do this: 'महोदय' से शुरू, 'भवदीय/भवदीया' पर समाप्त।

  Usually costs: 1 अंक

• ✗Mistake: पत्र में भावुक, कटु या अपमानजनक भाषा

  कार्यालयी लेखन की भाषा शिष्ट, संतुलित और तथ्यपरक होनी चाहिए।

  ✓Do this: शिकायत को तथ्य, प्रभाव और अनुरोध के रूप में रखें।

  Usually costs: 1 अंक

• ✗Mistake: कार्यसूची और कार्यवृत्त, या टिप्पण और टिप्पणी को एक मान लेना

  कार्यसूची बैठक से पहले, कार्यवृत्त बाद में; टिप्पणी लिखी गई राय है, टिप्पण उसे लिखने की प्रक्रिया।

  ✓Do this: समय (पहले/बाद) और 'वस्तु बनाम प्रक्रिया' का अंतर लिखें।

  Usually costs: 1 अंक

• ✗Mistake: पत्र में अपना असली नाम-पता लिखना

  परीक्षा में अपनी पहचान प्रकट करना वर्जित है।

  ✓Do this: 'परीक्षा भवन', 'क ख ग' या प्रश्न में दिया नाम लिखें।

  Usually costs: पूरे उत्तर पर जोखिम

Practice questions on कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया

Write each answer on paper first. Open the hint only if you are stuck, and the answer only when you have finished.

1. Q1 · 1 mark · MCQExam level

   फ़ाइल के किस ओर टिप्पणियाँ लिखी जाती हैं?
   (क) दाहिनी ओर
   (ख) बाईं ओर
   (ग) सबसे ऊपर
   (घ) अलग फ़ाइल में

   Hint

   दाहिनी ओर पत्र-व्यवहार।

   Answer

   (ख) बाईं ओर

2. Q2 · 1 mark · Very short answerExam level

   अर्धसरकारी पत्र में अधोलेख के रूप में क्या लिखा जाता है?

   Hint

   'भवदीय' नहीं।

   Answer

   'आपका'।

3. Q3 · 1 mark · MCQHarder exam level

   कथन (A): स्वतः स्पष्ट टिप्पणी अपने आप में संपूर्ण होनी चाहिए। कारण (R): वह फ़ाइल से अलग, स्वतंत्र रूप से भेजी जाती है, इसलिए पढ़ने वाले के पास पूरी फ़ाइल नहीं होती।
   (क) A और R दोनों सही, R व्याख्या करता है
   (ख) A और R दोनों सही, R व्याख्या नहीं करता
   (ग) A सही, R गलत
   (घ) A गलत, R सही

   Hint

   बोर्ड को भेजी गई टिप्पणी।

   Answer

   (क) A और R दोनों सही, R व्याख्या करता है

4. Q4 · 2 marks · Short answerHarder exam level

   परिपत्र किसे कहते हैं? पाठ के अंतिम परिपत्र में क्या निर्णय लागू किया गया? (लगभग 40 शब्द)

   Hint

   27 मई 2005।

   Answer

   बैठक के महत्त्वपूर्ण निर्णयों को लागू करने के लिए संबंधित कार्यालयों और कर्मचारियों को भेजा गया निर्देश-पत्र परिपत्र है। पाठ के परिपत्र में पिछले परिपत्र में आंशिक संशोधन कर मुंबई क्षेत्रीय कार्यालय की मोबाइल व्यय सीमा छह हज़ार रुपये प्रतिमाह की गई; बाकी प्रावधान पूर्ववत रहे।

5. Q5 · 3 marks · Short answerExam level

   टिप्पणी लिखते समय किन तीन बातों का ध्यान रखना चाहिए? (लगभग 60 शब्द)

   Hint

   पूर्णता-संक्षिप्तता, शिष्ट भाषा, अन्य पुरुष।

   Answer

   पहला, लिखने से पहले विषय को अच्छी तरह समझें; टिप्पणी अपने आप में पूर्ण, स्पष्ट, संक्षिप्त और क्रमबद्ध हो तथा असली मुद्दे पर ज़ोर दे। दूसरा, विचार संतुलित और शिष्ट भाषा में हों; व्यक्तिगत आक्षेप, उपदेश या पूर्वाग्रह न हों। तीसरा, टिप्पणी सदा अन्य पुरुष में लिखी जाए, ताकि वह तटस्थ और वस्तुनिष्ठ रहे।

6. Q6 · 3 marks · Short answerHOTS / competency

   मान लीजिए आप अपने विद्यालय की छात्र-परिषद के सचिव हैं और वार्षिक खेल-दिवस की तैयारी के लिए परिषद की बैठक होनी है। इस बैठक की चार-सूत्री कार्यसूची तैयार कीजिए और बताइए कि कार्यसूची पहले से भेजना क्यों उपयोगी है। (लगभग 60 शब्द)

   Hint

   पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि से शुरू; अंत में 'अध्यक्ष की अनुमति से अन्य विषय'।

   Answer

   कार्यसूची: 1. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि। 2. खेल-दिवस की तिथि और कार्यक्रम-सूची तय करना। 3. विभिन्न समितियों (मैदान, पुरस्कार, प्राथमिक चिकित्सा) का गठन। 4. अध्यक्ष की अनुमति से अन्य विषय। पहले से भेजने पर सदस्य तैयारी के साथ आते हैं, चर्चा विषय पर टिकी रहती है और बैठक अनुशासित ढंग से चलती है।

7. Q7 · 5 marks · Long answerHarder exam level

   आपके क्षेत्र के डाकघर में कर्मचारियों की कमी के कारण लंबी कतारें लगती हैं और वरिष्ठ नागरिकों को घंटों खड़ा रहना पड़ता है। डाकपाल (पोस्टमास्टर) को समस्या बताते हुए व्यवस्था सुधारने का अनुरोध-पत्र लिखिए। (5 अंक)

   Hint

   प्रारूप पूरा; तथ्य (कितनी खिड़कियाँ खुली, कितना समय); सुझाव (अतिरिक्त कर्मचारी, वरिष्ठ नागरिकों के लिए अलग खिड़की, बैठने की व्यवस्था)।

   Answer

   परीक्षा भवन
   क ख ग नगर
   दिनांक: 15 अक्टूबर 2026

   सेवा में,
   डाकपाल
   प्रधान डाकघर
   क ख ग नगर

   विषय: डाकघर में लंबी कतारों और वरिष्ठ नागरिकों की असुविधा के संबंध में

   महोदय,
   मैं इस क्षेत्र का निवासी हूँ और आपका ध्यान डाकघर की एक समस्या की ओर दिलाना चाहता हूँ।

   पिछले दो महीनों से डाकघर की चार में से केवल दो खिड़कियाँ खुलती हैं। पेंशन और बचत खाते के काम के लिए लोगों को दो-दो घंटे कतार में खड़ा रहना पड़ता है। बैठने की व्यवस्था न होने से वरिष्ठ नागरिकों को सबसे अधिक कष्ट होता है।

   अतः निवेदन है कि अतिरिक्त कर्मचारियों की नियुक्ति की जाए, वरिष्ठ नागरिकों के लिए अलग खिड़की खोली जाए और प्रतीक्षा के लिए बैठने की व्यवस्था हो। आशा है, आप शीघ्र उचित कदम उठाएँगे।

   भवदीय
   क ख ग

Test your recall

Answer in your head or on paper first, then open the card. Pulling an answer out of memory makes it stick far better than re-reading.

1. 1.पाठ के आरंभ में किस कवि की पंक्तियाँ हैं?Show answer

   वेणु गोपाल की।

2. 2.मुख्य टिप्पण किसने लिखा?Show answer

   सहायक ज्ञान प्रकाश ने।

3. 3.किसने सुझाव दिया कि अतिरिक्त खर्च निदेशक के वेतन से काटा जाए?Show answer

   अनुभाग अधिकारी जी. शंकरन ने।

4. 4.अनुस्मारक किस तिथि को भेजा गया?Show answer

   26 अप्रैल 2005 को।

5. 5.बोर्ड की पचपनवीं बैठक की अध्यक्षता किसने की?Show answer

   बोर्ड के अध्यक्ष श्री नरेंद्र देसाई ने।

6. 6.प्रेस विज्ञप्ति किस निर्णय के बारे में थी?Show answer

   लेखकों, कलाकारों और विशेषज्ञों के पारिश्रमिक में वृद्धि के बारे में।

Quick revision checklist

The night before the exam: can you do each of these without looking?

• ☐क्या आप फ़ाइल के बाएँ और दाएँ हिस्से का उपयोग बता सकते हैं?
• ☐क्या आप औपचारिक पत्र का पूरा प्रारूप बिना देखे लिख सकते हैं?
• ☐क्या आप मुख्य और आनुषंगिक टिप्पण का अंतर पाठ के उदाहरण से बता सकते हैं?
• ☐क्या आप औपचारिक और अर्धसरकारी पत्र के तीन अंतर लिख सकते हैं?
• ☐क्या आप कार्यसूची, कार्यवृत्त, प्रेस विज्ञप्ति और परिपत्र का उद्देश्य एक-एक वाक्य में बता सकते हैं?

कार्यालयी लेखन और प्रक्रिया: frequently asked questions