औपचारिक पत्र (कार्यालयी लेखन): प्रारूप, भाषा और नमूने
Updated 17 October 2026 · Fact-checked
औपचारिक पत्र परीक्षा में 5 अंक का आता है (विकल्प सहित)। उसमें प्रेषक का पता और तिथि, पाने वाले का पद और पता, विषय-पंक्ति, संबोधन, तीन अनुच्छेदों का मुख्य भाग (कारण, ब्योरा, अनुरोध), अभिवादन-समापन और हस्ताक्षर होते हैं। भाषा शिष्ट, संक्षिप्त और बिना भावुकता की रहती है।
Understand औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने
प्रारूप। (1) ऊपर बाईं ओर प्रेषक का पता और दिनांक। (2) सेवा में, फिर पाने वाले का पद और पता। (3) विषय: एक पंक्ति में पूरा आशय। (4) संबोधन: महोदय या महोदया। (5) मुख्य भाग। (6) भवदीय या भवदीया, फिर हस्ताक्षर, नाम और पता।
मुख्य भाग की योजना। पहले अनुच्छेद में पत्र का कारण या संदर्भ, दूसरे में आवश्यक ब्योरा (समस्या, अवधि, प्रभाव), तीसरे में स्पष्ट अनुरोध और धन्यवाद। हर अनुच्छेद छोटा और सटीक हो।
भाषा। शिष्ट, औपचारिक और सरल। बोलचाल, भावुक शब्द और व्यक्तिगत टिप्पणी नहीं। अनुरोध "कृपया", "आशा है" जैसे शब्दों से किया जाता है। विषय-पंक्ति में पत्र का पूरा आशय आ जाना चाहिए।
कार्यालयी लेखन की पृष्ठभूमि। पाठ एक फ़ाइल की यात्रा के माध्यम से औपचारिक पत्र, टिप्पण, अनुस्मारक, अर्धसरकारी पत्र, कार्यसूची, कार्यवृत्त, प्रेस विज्ञप्ति और परिपत्र समझाता है; परीक्षा में औपचारिक पत्र 5 अंक का आता है और शेष विषयों पर 2 या 3 अंक के प्रश्न आ सकते हैं। यहाँ केवल औपचारिक पत्र का प्रारूप है।
औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने: key facts
- पत्र के अंग
- पता और दिनांक
- पाने वाला
- विषय
- संबोधन
- मुख्य भाग
- समापन
- क्रम से लिखें।
- तीन अनुच्छेद
- कारण
- ब्योरा
- अनुरोध
- मुख्य भाग की योजना।
- अंक-योजना (सुझाव)
- प्रारूप
- विषय-वस्तु
- भाषा
- तीनों पर ध्यान दें।
औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने in real life
The idea, met in an everyday situation. Answer the question in your own words, then compare with the model answer. The one-line hook is what to remember.
वाटर कूलर की शिकायत
मान लीजिए विद्यालय के प्रांगण का पानी का कूलर तीन सप्ताह से खराब है और विद्यार्थी गरम पानी पीने को मजबूर हैं। छात्र-परिषद का सचिव प्रधानाचार्य को इसकी सूचना देना चाहता है।
इस पत्र की विषय-पंक्ति और अनुरोध क्या होंगे?
Try it first, then show the solutionSolution
- विषय में समस्या स्पष्ट होगी।
- ब्योरे में अवधि और प्रभाव होगा।
- अनुरोध: शीघ्र मरम्मत।
Answer: विषय: विद्यालय के प्रांगण के पेयजल कूलर की मरम्मत हेतु अनुरोध। अनुरोध यह होगा कि कूलर शीघ्र ठीक कराया जाए।
Memory hook: विषय में आशय, अंत में अनुरोध।
Tricks to remember औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने
Short memory aids. Say each one aloud once, then use it on a question the same day.
प-ति-वि-सं-मु-स
पता, तिथि, विषय, संबोधन, मुख्य भाग, समापन।
Use it when: पत्र के अंग।
का-ब्यो-अनु
कारण, ब्योरा, अनुरोध।
Use it when: तीन अनुच्छेद।
औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने: solved examples
Ordered from board level to HOTS. Try each one before you open the solution.
Example 1: संबोधन · 1 mark · MCQBoard level
औपचारिक पत्र में संबोधन किस प्रकार का होता है?
(क) प्रिय मित्र (ख) महोदय/महोदया (ग) पूज्य पिताजी (घ) प्यारे बच्चो
Try it first, then show the solutionSolution
- औपचारिक पत्र में महोदय/महोदया लिखा जाता है (1 अंक)।
Answer: (ख)
Example 2: विषय-पंक्ति · 2 marks · Short answerBoard level
विषय-पंक्ति में क्या लिखा जाता है और वह कैसी होनी चाहिए? (लगभग 40 शब्द)
Try it first, then show the solutionSolution
- पत्र का पूरा आशय (1)।
- संक्षिप्त, एक पंक्ति (1)।
Answer: विषय-पंक्ति में पत्र का पूरा आशय या मुख्य उद्देश्य एक संक्षिप्त पंक्ति में लिखा जाता है, जिससे पढ़ने वाला तुरंत समझ ले। वह अनावश्यक विवरण से रहित होनी चाहिए।
Example 3: औपचारिक और अनौपचारिक · 3 marks · Short answerHarder board level
औपचारिक और अनौपचारिक पत्र में तीन अंतर लिखिए। (लगभग 60 शब्द)
Try it first, then show the solutionSolution
- संबोधन और समापन (1)।
- भाषा-शैली (1)।
- विषय-पंक्ति और प्रयोजन (1)।
Answer: औपचारिक पत्र में महोदय संबोधन और भवदीय समापन होता है, जबकि अनौपचारिक में प्रिय मित्र जैसे संबोधन होते हैं। औपचारिक पत्र की भाषा शिष्ट और संक्षिप्त होती है। उसमें विषय-पंक्ति होती है और वह कार्यालय या अधिकारी से होता है।
Example 4: पत्र · 5 marks · Long answerHarder board level
आप सेक्टर 14 के निवासी नीरज वर्मा हैं। नगर निगम के आयुक्त को पत्र लिखकर अपने क्षेत्र की सड़क पर टूटे स्ट्रीट लाइट खंभों की मरम्मत का अनुरोध कीजिए। (5 अंक)
Try it first, then show the solutionSolution
- प्रारूप: पता, दिनांक, पाने वाला, विषय, संबोधन (2)।
- विषय-वस्तु: कारण, ब्योरा, अनुरोध (2)।
- भाषा (1)।
Answer: 14, सेक्टर 14, फ़रीदाबाद
दिनांक: 12 अक्टूबर 2026
सेवा में,
आयुक्त महोदय,
नगर निगम, फ़रीदाबाद।
विषय: सेक्टर 14 की मुख्य सड़क पर स्ट्रीट लाइट की मरम्मत हेतु अनुरोध।
महोदय,
मैं सेक्टर 14 का निवासी हूँ और आपका ध्यान एक गंभीर समस्या की ओर दिलाना चाहता हूँ। हमारे क्षेत्र की मुख्य सड़क पर कई स्ट्रीट लाइट खंभे टूटे हैं।
पिछले कई दिनों से शाम होते ही सड़क पर अँधेरा रहता है। इससे राहगीरों, विशेषकर बच्चों और बुज़ुर्गों को असुविधा होती है तथा दुर्घटना और चोरी का भय बना रहता है।
अतः आपसे अनुरोध है कि कृपया शीघ्र इन खंभों की मरम्मत करवाई जाए। इसके लिए हम आपके आभारी रहेंगे।
भवदीय
नीरज वर्मा
14, सेक्टर 14, फ़रीदाबाद
Example 5: गलतियाँ पहचानिए · 3 marks · Short answerHOTS / competency
किसी विद्यार्थी ने पत्र की शुरुआत "प्रिय प्रधानाचार्य जी, मैं आपसे बहुत दुखी हूँ" से की। इस शुरुआत की तीन गलतियाँ लिखकर सुधार दीजिए। (3 अंक)
Try it first, then show the solutionSolution
- संबोधन अनौपचारिक (1)।
- भावुक भाषा (1)।
- विषय-पंक्ति नहीं (1)।
Answer: संबोधन प्रिय अनौपचारिक है, भाषा भावुक है और विषय-पंक्ति नहीं है। सुधार: विषय: कक्षा-कक्ष की मरम्मत हेतु अनुरोध। महोदय, मैं आपका ध्यान एक समस्या की ओर दिलाना चाहता हूँ।
Where students lose marks in औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने
The slips examiners see most often, and what to write instead.
Mistake: विषय-पंक्ति छोड़ देना
यह औपचारिक पत्र का अनिवार्य अंग है।
Wrong working
सेवा में, महोदय, मुझे...
Right working
सेवा में... विषय: ... महोदय...
Do this: विषय अवश्य लिखें।
Usually costs: 1 अंक
Mistake: अनौपचारिक संबोधन और समापन
यह औपचारिकता तोड़ता है।
Wrong working
प्रिय सर, आपका शुभचिंतक।
Right working
महोदय, भवदीय।
Do this: सही पद चुनें।
Usually costs: 1 अंक
Mistake: एक ही लंबा अनुच्छेद
योजना और स्पष्टता घटती है।
Wrong working
पूरा पत्र एक अनुच्छेद में।
Right working
कारण, ब्योरा, अनुरोध: तीन अनुच्छेद।
Do this: अनुच्छेद बाँटें।
Usually costs: 1 अंक
Exam tips
- प्रारूप के सभी अंग क्रम से लिखें।
- विषय-पंक्ति एक पंक्ति में पूरा आशय दे।
- मुख्य भाग तीन अनुच्छेदों में लिखें।
- भाषा शिष्ट रखें; भावुकता नहीं।
- प्रश्न में नाम-पता दिया हो तो वही लिखें; न दिया हो तो अपना वास्तविक नाम-पता न लिखकर क, ख, ग जैसे काल्पनिक नाम या पते का प्रयोग करें।
Practice questions on औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने
Write each answer on paper first. Open the hint only if you are stuck, and the answer only when you have finished.
Q1 · 1 mark · MCQBoard level
औपचारिक पत्र का समापन किस पद से होता है?
(क) तुम्हारा मित्र (ख) भवदीय (ग) आपका बेटा (घ) शुभकामनाओं सहितHint
अधिकारी को लिखे पत्र के अनुरूप।
Answer
(ख)
Q2 · 3 marks · Short answerHarder board level
औपचारिक पत्र के मुख्य भाग की तीन अनुच्छेदों की योजना समझाइए। (लगभग 60 शब्द)
Hint
कारण, ब्योरा, अनुरोध।
Answer
पहले अनुच्छेद में पत्र का कारण या संदर्भ बताया जाता है। दूसरे में समस्या का आवश्यक ब्योरा, जैसे अवधि और प्रभाव, दिया जाता है। तीसरे में स्पष्ट अनुरोध और धन्यवाद होता है। इससे पत्र संक्षिप्त और असरदार बनता है।
Q3 · 5 marks · Long answerHarder board level
आप किसी विद्यालय के छात्र हैं। प्रधानाचार्य को पुस्तकालय की पुस्तकों की संख्या बढ़ाने का अनुरोध-पत्र लिखिए। (5 अंक)
Hint
पता, दिनांक, विषय, तीन अनुच्छेद, समापन।
Answer
क ख ग मार्ग, ख नगर, ग शहर
दिनांक: 12 अक्टूबर 2026सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
क ख ग उच्च माध्यमिक विद्यालय, ग शहर।विषय: पुस्तकालय में नई पुस्तकें बढ़ाने हेतु अनुरोध।
महोदय,
मैं कक्षा 11 का विद्यार्थी हूँ और विद्यालय के पुस्तकालय की स्थिति पर निवेदन करना चाहता हूँ।पुस्तकालय में विज्ञान, इतिहास और साहित्य की नई पुस्तकें बहुत कम हैं। कई विद्यार्थी एक ही पुस्तक के लिए प्रतीक्षा करते हैं, जिससे उनके अध्ययन पर असर पड़ता है।
अतः आपसे अनुरोध है कि कृपया पुस्तकों की संख्या बढ़ाने की व्यवस्था की जाए। इसके लिए हम सदैव आभारी रहेंगे।
भवदीय
क ख ग
कक्षा 11Q4 · 1 mark · Assertion-reasonHarder board level
कथन (A): औपचारिक पत्र में विषय-पंक्ति आवश्यक है। कारण (R): इससे पाने वाला पत्र का उद्देश्य तुरंत जान लेता है।
(क) A और R सही, R व्याख्या है (ख) A सही, R गलत (ग) A गलत, R सही (घ) दोनों गलतHint
विषय-पंक्ति का प्रयोजन देखें।
Answer
(क)
Q5 · 3 marks · Short answerHOTS / competency
किसी पत्र में भावुकता और अनावश्यक विवरण से क्या हानि हो सकती है? अपना मत उदाहरण सहित दीजिए। (3 अंक)
Hint
औपचारिकता, समय और प्रभाव पर सोचें।
Answer
भावुकता से पत्र औपचारिक न रहकर निजी लगता है और अधिकारी उसे गंभीरता से नहीं लेता। अनावश्यक विवरण से मुख्य अनुरोध दब जाता है। जैसे सड़क की मरम्मत के पत्र में अपनी परेशानियाँ गिनाने के बजाय समस्या, अवधि और अनुरोध स्पष्ट लिखना प्रभावी होता है।
Test your recall
Answer in your head or on paper first, then open the card. Pulling an answer out of memory makes it stick far better than re-reading.
1.औपचारिक पत्र कितने अंक का आता है?Show answer
5 अंक का (विकल्प सहित)।
2.संबोधन कैसा होता है?Show answer
महोदय या महोदया।
3.समापन कैसा होता है?Show answer
भवदीय या भवदीया।
4.विषय-पंक्ति कहाँ आती है?Show answer
पाने वाले के पते के बाद, संबोधन से पहले।
5.मुख्य भाग में कितने अनुच्छेद उपयुक्त हैं?Show answer
तीन।
औपचारिक पत्र: प्रारूप, भाषा और नमूने: frequently asked questions
क्या विषय-पंक्ति आवश्यक है?
हाँ, यह औपचारिक पत्र का अनिवार्य अंग है।
औपचारिक पत्र कब लिखा जाता है?
अधिकारी, संपादक या प्रधानाचार्य जैसे व्यक्तियों को समस्या या अनुरोध के लिए।
क्या पत्र में अपना असली पता लिख सकते हैं?
परीक्षा में प्रश्न में दिया पता लिखें, अन्यथा काल्पनिक पता।